ЩУЖЖАТЛАРНИ СА+ЛАШ, +ИДИРИШ ВА
ТАШИШ ВОСИТАЛАРИ

ЩУЖЖАТЛАРНИ СА+ЛАШ ВА +ИДИРИШ ВОСИТАЛАРИ  

    Катта щажмли хужжатларни расионал саклаш масаласи долзарб щисобланади. Хужжатларни саклаш тизимига =уйидаги асосий талаблар =ыйилади:

    — хужжатларни ташкил етиш, тылдириш ва алмаштиришнинг =улайлиги ва оддийлиги;

    — максимал си\имлилик ва банд =илаётган майдоннинг минимал ылчами;

    — ю=ори былмаган нарх;

    — хужжатларни =идиришнинг =улайлиги ва оддийлиги.

    Конструксияга бо\ли= равишда хужжатларни са=лаш ва =идириш воситалари дастаки, механизасиялашган ва автоматлаштирилган былиши мумкин, ахборот ташувчиларига бо\ли= равишда еса улар 2 гурухга былинади:

    — ихтиёрий шаклдаги =о\озли хужжатни са=лаш ва =идириш воситалари;

    — стандарт (бир хил щажмдаги) ахборот карточкаларини са=лаш ва =идириш воситалари.

ИХТИЁРИЙ ШАКЛДАГИ +О+ОЗЛИ ЩУЖЖАТЛАРНИ
 СА+ЛАШ ВА +ИДИРИШ ВОСИТАЛАРИ

 

    Щар хил матнли ва график хужжатларни са=лаш учун турли щил воситалар ишлатилади: конвертлар, албомлар, \илофлар, папкалар, сексиялашган токчалар ва блоклар, стеллажлар, шкаф-=айд =илувчилар, сейфлар (темир санди=лар) ва бошкалар.

   Буларнинг енг кып таркалган турлари хд=ида тыхталиб ытамиз

Папкалар

    Ихтиёрий шаклдаги хужжатларни са=лаш учун турли хил конструксиядаги папкалар ишлатилади. Папкалар ичидаги мавжуд хужжат са=лаш мосламаларига =араб уларни куйидагиларга былиш мумкин:

    — мащкамлаш мосламаси былмаган папкалар;

    — богачли папкалар;

    — =ис=ичли папкалар;

    — тикадиган папкалар ва щоказор.

    Одатда керакли хужжатни =идиришни тезлаштириш ма=садида папкаларнинг  бир чети папкадаги ахборот мазмунини тавсифловчи индикатор билан таъминланади. Индикаторлар папкаларда по\онали жойлаштирилиб, буларнинг кызга ташланишини оширади.

Шкаф-=айд =илувчилар 

    Папкалар ва рисола (брошюра) =илинган хужжатларни мащсус сексияланган шкафларда ёки шкаф-=айд =илувчиларнинг думало= токчаларида са=лаш кулайдир. шкаф-=айд =илувчи битадан етгитагача умумий ы= атрофида муста=ил айлана оладига токчаларга егадир. Папкалар жойлашиш тартабини кырсатиш учун  токчадаги папкаларга рангли =о\озлар парчаси, улар бир хр о\ма чизи= ташкил етадиган =илиб елимланади. Бирор папкани ёъклиги ёки уларни жойлашиш тартибининг ызгариши бир   хил чизикни бузади ва бу билан тезда пай=алади.

    Шкаф-=айд килувчиларнинг афзаллиги: яхши кызга ташланиши, кидириш тезкорлиги, фойдаланиш енгиллиги, юкори си\имлилиги ва офисдагн майдонни тежашдан иборат.                                                                                                       

СТАНДАРТ  МАЪЛУМОТ  КАРТОЧКАЛАРИНИ  СА+ЛАШ  ВА +ИДИРИШ ВОСИТАЛАРИ

    Бир хил хажмли маълумот карточкаларини саклаш учун турли хил кыринишдаги картотекалар ишлатилади.

Картотека — бу катта сондаги карталарни (бланклар, сгандарт шаклли хужжатлар ва шунга ыхшаш) ыз ичига ояган курилма былиб, улар умумий маъио быйича бирлаштирилиб, алфавит тартибида жойлаштирилади.

    Турли хил картотекаларнинг кып сонли конструксиялари ишлаб чи=илган ва кылланилмокда: текис, вертикал, айланувчан ва бошкдлар. Картотекада карталар тартиб номери, алфавити, мавзуси быйича, баъзи холда еса ихтиёрий тартибда жойлаштирилади. Тыпламда карталар топилишини енгиллаштириш учун ажратгичлар (индикаторлар) =ылланилиб, уларда =исмларнинг синфлашгирилган белгилари я==ол кыриниб туради.

Текис картотекалар

    Уларда карточкалар бундай жойлаштирилади: кейннги турган картанинг бирор чети олдинги турганлари остидан 7—10 мм чи=иб туради, шунда хар бир картанинг идентификатори кыриниб туради. Текис картотекаларни кыпинча зинапояли, яни кызга ташланадиган деб щам юритилади.

Карточканинг чи=иб турган чети енг мущим маълумот ёки унинг параметрларини идентификасия килувчи =ийматини ёзиш, график белгиларни ёки рангли индикаторларни =ыйиш учун ишлатилади. Карточканинг ёпик кисми шу объект тыгрисида янада тыли= маълумот озиш учун ишлатилади. Карточкаларнинг бундай жойлашиши ва уларда маълумотларнинг таба=алаштирилганлиги туфайли текис карточкалар яхши кызга ташланади ва талаб килинаётган маълумотларни тез ва ани= топилиши таъминланадн.

Вертикал картотекалар

    Вертикал картотекалар яшиклар (лотоклар) кыринишида былиб, карталар уларга вертикал жойлашган былади. Карточкалар яши=да еркин жойлашиши ёки каторда очклган тешиклар оркали ытувчи горизонтал ы= билан мащкамланиши мумкин. Вертикал карточкалар жуда щам кенг тар=алган: улардан хужжатларни щисобга олиш карточкалари сифатида бухгалтерияда, кадрлар былимида, архивларда, кутубхоналарда ва бошкаларда ишлатилади.

    Вертикал карточкаларнинг афзаллиги: оддийлиги, арзонлиги, катта си\имлилигида; камчилиги — карталар =идиришнинг нисбатан =ийинлигида. Тавсифланувчи объектлар ёки параметрлари быйича фар=ланувчи карталар гурущини =идиришни енгиллаштириш учун улар бир-биридан ажратгичлар билан былинади. Гурущлар ичига карточкалар олдиндан ырнатилган тартибда алфавит, сана ва шунга ыхшашлар быйича жойлаштирилади.

Айланувчи картотекалар

    Айланувчи картотекалар — бу вертикал ёки горизонтал ы=лар атрофида айланувчи барабанлар былиб, уларнинг сексияларига карталар ёки хужжатлар солинган папкалар жойлаштирилади. Уларнинг афзаллиги — шартли доимий ва кам ызгарадиган ахборотларни са=лашидадир. Вертикал ы=ли картотекалар офисларнинг маълумот учун хизматларида, горизонтал ыкли картотекалар еса ходимларнинг иш жойларида ишлатишга мылжалланган.

Айланадиган картотекаларнинг бош=а кыриниши щам былиб уларда стерженга маълумотли карталар махкам ырнатилган былади, бу типдаги картотекалардан одатда кутубхона каталогларида оммавий фойдаланишда ишлатилади. Иккала кыринишдаги айланувчи картотекалар баъзида автоматлаштирилган =идириш механизмлари билан жищозланади.

Автоматлаштирилган картотекалар жумласига елеваторли ва роторли картотекалар киради.

Элеваторли картотекалар

    Елеваторли картотека операторнинг иш жойига роликли занжирга осилган картали ёки бош=а хужжатли тарновларни (яшикларни) автоматлаштирилган узатишни ташкил =иладиган =урилмадир. Тарновларни узатиш бош=ариш пултидан териладиган иш жойи адресига (кодига, идентификаторига) мос равишда амалга оширилади. Елеваторли карточкалар си\ими катта - 500, мингтача карточкага щизмат килишга мылжалланган. 

Роторли картотекалар

    Роторли картотекалар хужжатлар учта тарновли айланма токча сексияларга егадир. Улар айланадиган барабанли картотекаларни еслатади, лекин автоматик бошкариш пултида терилган адрес быйича фойдаланувчига керакли тарнов олиб келинади. Роторли картотекаларнинг си\ими карточкаларнинг шакли билан аникланади ва 10—75 минг донани ташкил етади.

Перфокартали картотекалар

    Четлари перфорасияли карталардаги картотекалар енгил механизасиялашган =идириш имконини беради. Четлари перфорасияли карта =алин ко\оздан ясалган ты\ри тыртбурчак кыринишига ега былиб, щамма четлари быйлаб бир хил тешиклар ыйиб чи=илган: Щар бир позисияда бир ёки бир нечта (кыпинча иккита) тешик. Кидириш кодини ырнатишда картага мос тешикларни перфокарта четидан ажратиб турувчи кашакни =ир=иш амалга оширилиб, натижада очик тир=иш ( ёри=) щосил былади. Перфокартанинг тешиклардан халос былган марказий маълумот майдонига щамма керакли хужжатлар нусхалаш ёки кылда ёзиш усули билан киритилади. Керак маълумотли картани топиш ты\риланган карталар дастасига =идирилаётган кодга мос келувчи тешикка ы=ни санчиб олиш ва дастани силкитиш билан амалга оширилади. Силкитишда керакли перфокарталар дастадан тушиб колади. Бу жараён ёрдамида 6—7 минг картага ега былган тыпламдан 5—6 белги быйича бизни кизи=тирган карталарни енгилгина танлаб олиш мумкин. Перфокартанинг маълумот майдонига тез-тез хужжатларнинг микрофотокопияси киритилади. Бу кенг тар=алган ва самарали микрофилмлаштирилган хужжатларни саклаш тизимларида кулай маълумот =идирув ишларини енгилгина яратиш имконини беради.

ЩУЖЖАТЛАРНИ МИКРОФИЛМЛАШТИРИШ

    Микрофилмлаштириш — бу фотографик усул билан махсус ташувчида хужжатлар асл нусхаларнинг кичрайтирилган, (баъзида юз мартагача) микрофотокопияларини олишдир.

    Микрофилмлаштиришнинг асосий вазифаси: са=лаш учун керакли майдонни бир неча ын марта =ис=артириб, хужжатларнинг си\имли омборини яратиш: Щужжатлар =идириш жараёнини енгиллаштириш; щужжатларнинг нусхасини олиш ва кыпайтиришни оддий ва тезкор жараёнини таъминлашдан иборат. Амалиётда ишлатилаётган щамма щужжатларни саклаш тизимлари ичида микрофилмларда ахборотларни са=лаш тизими енг катта си\имга ва енг арзон нархга егадир. Керакли щужжатни =идириш ва ундан фотонусха олишнинг ыртача вакти 10—20 минут былган бир нечта ын миллионлаб хужжатларга ега былган микрофилмли ахборот-=идирув тизимлари мавжуд. Микрофотонусхалаш, репродусирлаш, нусха олиш, кыз билан кыриб чи=иш, микрофотонусхаларни автоматлаштирилган =идириш ва са=лаш =урилмаларининг кып турларлари ишлаб чи=арилмокда.

    Микрофилмларни кыриниши ва технологик хусусиятлари быйича =уйидагича былиш мумкин:

    — рулонли микрофилмлар;

    — кесмали микрофилмлар;

    — шаффоф форматли микрофишалар (диамикрокарталар);

    —шаффоф былмаган форматли микрокарталар, апертурли карталар ва бош=алар.

    Рулонли микрофилмлар оддийлиги ва тайёрлаш тезлиги быйича микрофилмларнинг =олган щамма кыринишларидан ю=ори туради. Ахборот плёнкада кетма-кет бутун узунлиги быйича бетма-бет жойлашади. Кенглиги 16 ва 35 мм былган рулондаги бундай плёнка журнал белгилари, хисоботлар, китоблар, диссертасиялар, чизмалар, расмлар ва шунга ыхшашларнинг микрофилмларини са=лаш, =идириш ва нусхасини олиш учун ишлатилади. Рулонли микрофилмлар компютердан =ийматларни чи=ариш тизимларида ва ахборот-=идирув тизимларида ишлатилади.

    Рулонли микрофилмлаштиришнинг камчиликлари:

    — бир роликда жойлашган кып сонли щужжатлар ичидан керакли щужжатни =идиришнинг =ийинлиги;

    — узун плёнка билан ишлашнинг но=улайлиги;

    — рулонли ташувчининг кыриб чи=илгандаги емирилиши.

    Микрофилмлардан си\ими быйича катта былмаган картотекаларда иш щужжати сифатида фойдаланилганда уларни алощида кадрлар сифатида са=ланиши ма=садга мувофи=дир.

    Кесмали микрофилмлар — микрофилмларнинг алощида кесмалари шаффоф конвертларга жойлаштирилиб, улардан картотекалар шакллантирилади. Бундай микрофилмлар узлуксиз репродусирлаш учун яро=сиздир, лекин улар рулонлига нисбатан кыриб чи=иш учун =улайдир. Микрофилм маълумотлар жам\армасида са=ланиши кулай щисобланади, улардан босиб чикарилган алощида кадрлар еса иш материали былиб хизмат =илади.

    Микрокарталар — бу аник форматли текис карточкалардир. Карточканинг асоси шаффоф (текис кесилган фотоплёнка) ёки ношаффоф (фото=о\оз) былиши мумкин.

    Шаффоф асосдаги микрокарталарни диамикрокарталар ёки микрофишалар деб аталади; улардан кенг таркалганлари: 35х70, 75х125, 105х148 мм. ылчамларидир.

    Карта ылчамлари ва кичрайтириш даражасига караб унга бир неча ынлаб кадрларни жойлаштириш мумкин. Масалан, 105х48 мм ылчамли картага китобнинг 100 тагача ва ундан кып бетларини жойлаштириш, 4—5 та шундай микрокартага каттагина китобни си\дириш мумкин. Микрофишалар махсус аппаратлар ёки махсус лупалар ёрдамида ы=илади.

    Микрокарталарнинг афзаллиги — керакли кадрни =идириш осонлиги ва почта ор=али жынатиш =улайлигида.

Камчилиги — тайёрлашнинг =ийинлигида. Микрофилмлаштирилган щужжатларни яратиш ва улар билан ишлаш учун махсус техника ишлатилади:

    — расмга олувчи микрофилмловчи аппаратлар;

    — тасвирни чикариш ва =отириш учун асбобускуналар;

    — =идириш, кыриб чи=иш ва нусха олиш учун аппаратлар;

    — микрофилмларни саклаш учун жищозлар;

Расмга олувчи аппаратура ишлаш принсипи быйича икки гурущга былинади:

    — кадрли (статик) расмга олиш;   

    — тир=ишли (динамик) расмга олиш;

    Кадрли расмга олувчи аппаратлар (УДМ-2, Докуматор ДА, Руст3, Пентакта А-100 ва бош=алар) учун шу нарса хоски, асл нуша суратга олиш ва=тида =ыз\алмас щолатда туради. Бундай аппаратлар щам вара=ли, щам рисолаланган асл нусхаларни микрофилмлаштиришни амалга оширади; турли кенгликдаги (16, 35 ва 70 мм) щам перфорирланган, =ам перфорирланмаган «Микрат» типидаги позитив ва негатив плёнкаларга ластаки, ярим автоматик ва автоматик режимларда расмга олиш имконини беради.

    Тир=ишли расмга олиш аппаратларида (Репрограф130, Репрограф900 ва бош=алар) асл нусха узлуксиз щаракатланади ва у билан бир ва=тда силжувчи фотоплёнкага енсиз тир=иш ор=али експонирланади. Бундай аппаратларнинг афзаллиги шундаки, расмга олиш жараёни тылм= автоматлаштирилган, ю=ори самарадорликка ега, узунлиги быйича чекланмаган асл нусхаларни микрофилмлаштириш имконини беради.

Рулонли микрофилмларда маълумот кидиришни енгиллаштириш учун турли хил механизасиялашган ахборот-=идирув тизимлари ишлатилади, масалан: ПОИСК ОК типидаги.

    ПОИСК ОК тизимида микрофилмлаштириш УДМ2 =урилмасида 35 мм ли плёнка оркали амалга оширилиб, кодлаш учун махсус мослама билан жищозланган. Сыро=ланаётган материал коди микрофилм кадрлари орасига киритилган былади. =идирув вакгида машинага керакли кадр коди киритилади ва у автоматик равишда керакли кадрни екранга чи=аради.

Тахминан шундай имкониятлар Гелати ы=ув-=идирув-нусха олиш аппаратида щам бор. 

    Микрофилмларни дастаки =идириш ва кыриб чи=иш учун кадрларни катталаштирилган тасвирини екранга чикарадиган ыкув-кыриб чи=увчи аппаратлар (Микрофот, Луч чынтак аппарати)  =ылланилади, уларнинг баъзилари тасвир нусхасини олиш имконини берали (Електрофилм аппарати ва бошкалар).

    Микрофишаларни =идириш ва кыриб чи=иш учун Иверия изловчи машинаси яратилган. «Пентакта» микрофилмли комплекси 105х 148 мм форматли микрофишаларни расмга олиш, =айта ишлаш, =идириш, ы=иш, нусха олиш ва са=лаш =урилмаларини ыз ичига опади.

Микрофилмлаштиришнинг исти=болли юналишларидан щужжатларни голографлаштириш — щужжатнинг голографик нусхасини (голограмма) махсус пластинкага ёки плёнкага лазер нури оркали расмга олиш усулидир. Битта 101х126 мм ылчамли голограммага 1000 тадан кып 1—2 мм диаметрли микроголограммани жойлаштириш мумкин, бу матннинг бир неча минг бетига мос келади.

ЩУЖЖАТЛАРНИ ТАШИШ ВОСИТАЛАРИ

    Фирмалар, офислар, банклар, кутубхоналар ва бошкда ташкилотларнинг хоналари ыртасида хужжатлар ташиш аравачалар, конвейерлар, лифтлар, пневмопочталар ва бошкалар ёрдамида амалга оширилади.

    Аравачалар универсал былиб, лекин щар доим ташиш учун =улай транспорт воситаси емас. Катга щажмдаги щужжатларни, китобларни, журналларни ва шунга ыхшашларни доимий ташиш учун автоматлаштирилган транспорт воситалари: конвейерлар, лифтлар, пневмопочталар ишлатилади.

    Кыпрок тросли ва лентали конвейерлар ишлатилади.

    Грейферли транспортёрлар — тросли конвейер былиб, тузилиши жуда оддий, ташилаётган юклар тросга кискичлар ёрдамида махкамланади ёки тросга махкамланган махсус патронларга жойлаштирилади.

    Лентали транспортёрлар катга масофага чызилиши (500 метргача ), щаракатланиш тезлиги 1м/с гача, енг катга кытарилиш бурчаги 20° былиши мумкин. Улар хужжатларни щамма ёъналиш быйича горизонтал ва о\ма текисликда, мураккаб Ёъналишларни автоматик бажариб кычириб юришни амалга оширади. Трослидаги каби, лентали конвейерларда юк ташишнинг икки хил кыриниши мавжуд: юкни контейнерларни ишлатмасдан туриб лентага мащкамлаш (масалан, магнит билан), юкни контейнерга (кассетага, кутичага, папкага ва хоказоларга) жойлаштириб ташиш.

    Енсиз, вертикал жойлашган лентали конвейерларда хужжатларни ташиш ди=катга сазовордир, улардаги автоматик ташлаб юборувчи дастурли чынтаклар юкни белгиланган жойда колдиради.

Лифтли транспортёрлар (ёки юк кытаргичлар) юкларни вертикал кычириш учун =ылланилади. Ишлаш принсипи быйича улар дискрет ва узлуксиз кыринишга ега. Узлуксиз кыринишдаги лифтларнинг платформаларида (тагликларида) юкни автоматик тушириш ва ушлаб олиш курилмалари ишлатилади.

    Пневматик почта хужжатларни пневмо=увур ёъли быйича катта тезлик билан узо= масофаларга кычиришни таъминлайди. Кыпгина пневмопочталар берилган дастурга асосан юкларни турли ёъналишларда автоматик маршрутлаб узатишни таъминлайди.

Масалан, аеролост пневмопочтаси, 18 хил кыринишга егадир; Дуплекс пневмопочтаси пневмо=увур ёъли быйича диаметри 45 мм ва узунлиги 320 мм ли патронни 8 м/сек тезлик билан 250 метр масофага узатади; Транзит, Магистрал пневмопочталари шундай патронларни 400 метр масофага узатади. Аеротранс пневмопочтаси о\ирлиги 500 граммгача былган юкларни жынатади.