HUJJATLARNI SAQLASH, QIDIRISH VA
TASHISH VOSITALARI

HUJJATLARNI SAQLASH VA QIDIRISH VOSITALARI  

    Katta hajmli xujjatlarni raсional saklash masalasi dolzarb hisoblanadi. Xujjatlarni saklash tizimiga quyidagi asosiy talablar qo’yiladi:

    — xujjatlarni tashkil etish, to’ldirish va almashtirishning qulayligi va oddiyligi;

    — maksimal sig’imlilik va band qilayotgan maydonning minimal o’lchami;

    — yuqori bo’lmagan narx;

    — xujjatlarni qidirishning qulayligi va oddiyligi.

    Konstrukсiyaga bog’liq ravishda xujjatlarni saqlash va qidirish vositalari dastaki, mexanizaсiyalashgan va avtomatlashtirilgan bo’lishi mumkin, axborot tashuvchilariga bog’liq ravishda esa ular 2 guruxga bo’linadi:

    — ixtiyoriy shakldagi qog’ozli xujjatni saqlash va qidirish vositalari;

    — standart (bir xil hajmdagi) axborot kartochkalarini saqlash va qidirish vositalari.

IXTIYORIY SHAKLDAGI QOG'OZLI HUJJATLARNI
 SAQLASH VA QIDIRISH VOSITALARI

    Har xil matnli va grafik xujjatlarni saqlash uchun turli hil vositalar ishlatiladi: konvertlar, albomlar, g’iloflar, papkalar, sekсiyalashgan tokchalar va bloklar, stellajlar, shkaf-qayd qiluvchilar, seyflar (temir sandiqlar) va boshkalar.

   Bularning eng ko’p tarkalgan turlari xdqida to’xtalib o’tamiz

Papkalar

    Ixtiyoriy shakldagi xujjatlarni saqlash uchun turli xil konstrukсiyadagi papkalar ishlatiladi. Papkalar ichidagi mavjud xujjat saqlash moslamalariga qarab ularni kuyidagilarga bo’lish mumkin:

    — mahkamlash moslamasi bo’lmagan papkalar;

    — bogachli papkalar;

    — qisqichli papkalar;

    — tikadigan papkalar va hokazor.

    Odatda kerakli xujjatni qidirishni tezlashtirish maqsadida papkalarning  bir cheti papkadagi axborot mazmunini tavsiflovchi indikator bilan ta’minlanadi. Indikatorlar papkalarda pog’onali joylashtirilib, bularning ko’zga tashlanishini oshiradi.

Shkaf-qayd qiluvchilar 

    Papkalar va risola (broshyura) qilingan xujjatlarni mahsus sekсiyalangan shkaflarda yoki shkaf-qayd qiluvchilarning dumaloq tokchalarida saqlash kulaydir. shkaf-qayd qiluvchi bitadan etgitagacha umumiy o’q atrofida mustaqil aylana oladiga tokchalarga egadir. Papkalar joylashish tartabini ko’rsatish uchun  tokchadagi papkalarga rangli qog’ozlar parchasi, ular bir xr og’ma chiziq tashkil etadigan qilib elimlanadi. Biror papkani yo’kligi yoki ularni joylashish tartibining o’zgarishi bir   xil chizikni buzadi va bu bilan tezda payqaladi.

    Shkaf-qayd kiluvchilarning afzalligi: yaxshi ko’zga tashlanishi, kidirish tezkorligi, foydalanish engilligi, yukori sig’imliligi va ofisdagn maydonni tejashdan iborat.                                                                                                       

STANDART  MA’LUMOT  KARTOCHKALARINI  SAQLASH  VA QIDIRISH VOSITALARI

    Bir xil xajmli ma’lumot kartochkalarini saklash uchun turli xil ko’rinishdagi kartotekalar ishlatiladi.

Kartoteka — bu katta sondagi kartalarni (blanklar, sgandart shaklli xujjatlar va shunga o’xshash) o’z ichiga oyagan kurilma bo’lib, ular umumiy ma’io bo’yicha birlashtirilib, alfavit tartibida joylashtiriladi.

    Turli xil kartotekalarning ko’p sonli konstrukсiyalari ishlab chiqilgan va ko’llanilmokda: tekis, vertikal, aylanuvchan va boshkdlar. Kartotekada kartalar tartib nomeri, alfaviti, mavzusi bo’yicha, ba’zi xolda esa ixtiyoriy tartibda joylashtiriladi. To’plamda kartalar topilishini engillashtirish uchun ajratgichlar (indikatorlar) qo’llanilib, ularda qismlarning sinflashgirilgan belgilari yaqqol ko’rinib turadi.

Tekis kartotekalar

    Ularda kartochkalar bunday joylashtiriladi: keynngi turgan kartaning biror cheti oldingi turganlari ostidan 7—10 mm chiqib turadi, shunda xar bir kartaning identifikatori ko’rinib turadi. Tekis kartotekalarni ko’pincha zinapoyali, yani ko’zga tashlanadigan deb ham yuritiladi.

Kartochkaning chiqib turgan cheti eng muhim ma’lumot yoki uning parametrlarini identifikaсiya kiluvchi qiymatini yozish, grafik belgilarni yoki rangli indikatorlarni qo’yish uchun ishlatiladi. Kartochkaning yopik kismi shu ob’ekt to’grisida yanada to’liq ma’lumot ozish uchun ishlatiladi. Kartochkalarning bunday joylashishi va ularda ma’lumotlarning tabaqalashtirilganligi tufayli tekis kartochkalar yaxshi ko’zga tashlanadi va talab kilinayotgan ma’lumotlarni tez va aniq topilishi ta’minlanadn.

Vertikal kartotekalar

    Vertikal kartotekalar yashiklar (lotoklar) ko’rinishida bo’lib, kartalar ularga vertikal joylashgan bo’ladi. Kartochkalar yashiqda erkin joylashishi yoki katorda ochklgan teshiklar orkali o’tuvchi gorizontal o’q bilan mahkamlanishi mumkin. Vertikal kartochkalar juda ham keng tarqalgan: ulardan xujjatlarni hisobga olish kartochkalari sifatida buxgalteriyada, kadrlar bo’limida, arxivlarda, kutubxonalarda va boshkalarda ishlatiladi.

    Vertikal kartochkalarning afzalligi: oddiyligi, arzonligi, katta sig’imliligida; kamchiligi — kartalar qidirishning nisbatan qiyinligida. Tavsiflanuvchi ob’ektlar yoki parametrlari bo’yicha farqlanuvchi kartalar guruhini qidirishni engillashtirish uchun ular bir-biridan ajratgichlar bilan bo’linadi. Guruhlar ichiga kartochkalar oldindan o’rnatilgan tartibda alfavit, sana va shunga o’xshashlar bo’yicha joylashtiriladi.

Aylanuvchi kartotekalar

    Aylanuvchi kartotekalar — bu vertikal yoki gorizontal o’qlar atrofida aylanuvchi barabanlar bo’lib, ularning sekсiyalariga kartalar yoki xujjatlar solingan papkalar joylashtiriladi. Ularning afzalligi — shartli doimiy va kam o’zgaradigan axborotlarni saqlashidadir. Vertikal o’qli kartotekalar ofislarning ma’lumot uchun xizmatlarida, gorizontal o’kli kartotekalar esa xodimlarning ish joylarida ishlatishga mo’ljallangan.

Aylanadigan kartotekalarning boshqa ko’rinishi ham bo’lib ularda sterjenga ma’lumotli kartalar maxkam o’rnatilgan bo’ladi, bu tipdagi kartotekalardan odatda kutubxona kataloglarida ommaviy foydalanishda ishlatiladi. Ikkala ko’rinishdagi aylanuvchi kartotekalar ba’zida avtomatlashtirilgan qidirish mexanizmlari bilan jihozlanadi.

Avtomatlashtirilgan kartotekalar jumlasiga elevatorli va rotorli kartotekalar kiradi.

Elevatorli kartotekalar

    Elevatorli kartoteka operatorning ish joyiga rolikli zanjirga osilgan kartali yoki boshqa xujjatli tarnovlarni (yashiklarni) avtomatlashtirilgan uzatishni tashkil qiladigan qurilmadir. Tarnovlarni uzatish boshqarish pultidan teriladigan ish joyi adresiga (kodiga, identifikatoriga) mos ravishda amalga oshiriladi. Elevatorli kartochkalar sig’imi katta - 500, mingtacha kartochkaga hizmat kilishga mo’ljallangan. 

Rotorli kartotekalar

    Rotorli kartotekalar xujjatlar uchta tarnovli aylanma tokcha sekсiyalarga egadir. Ular aylanadigan barabanli kartotekalarni eslatadi, lekin avtomatik boshkarish pultida terilgan adres bo’yicha foydalanuvchiga kerakli tarnov olib kelinadi. Rotorli kartotekalarning sig’imi kartochkalarning shakli bilan aniklanadi va 10—75 ming donani tashkil etadi.

Perfokartali kartotekalar

    Chetlari perforaсiyali kartalardagi kartotekalar engil mexanizaсiyalashgan qidirish imkonini beradi. CHetlari perforaсiyali karta qalin kog’ozdan yasalgan to’g’ri to’rtburchak ko’rinishiga ega bo’lib, hamma chetlari bo’ylab bir xil teshiklar o’yib chiqilgan: Har bir poziсiyada bir yoki bir nechta (ko’pincha ikkita) teshik. Kidirish kodini o’rnatishda kartaga mos teshiklarni perfokarta chetidan ajratib turuvchi kashakni qirqish amalga oshirilib, natijada ochik tirqish ( yoriq) hosil bo’ladi. Perfokartaning teshiklardan xalos bo’lgan markaziy ma’lumot maydoniga hamma kerakli xujjatlar nusxalash yoki ko’lda yozish usuli bilan kiritiladi. Kerak ma’lumotli kartani topish to’g’rilangan kartalar dastasiga qidirilayotgan kodga mos keluvchi teshikka o’qni sanchib olish va dastani silkitish bilan amalga oshiriladi. Silkitishda kerakli perfokartalar dastadan tushib koladi. Bu jarayon yordamida 6—7 ming kartaga ega bo’lgan to’plamdan 5—6 belgi bo’yicha bizni kiziqtirgan kartalarni engilgina tanlab olish mumkin. Perfokartaning ma’lumot maydoniga tez-tez xujjatlarning mikrofotokopiyasi kiritiladi. Bu keng tarqalgan va samarali mikrofilmlashtirilgan xujjatlarni saklash tizimlarida kulay ma’lumot qidiruv ishlarini engilgina yaratish imkonini beradi.

HUJJATLARNI MIKROFILMLASHTIRISH

    Mikrofilmlashtirish — bu fotografik usul bilan maxsus tashuvchida xujjatlar asl nusxalarning kichraytirilgan, (ba’zida yuz martagacha) mikrofotokopiyalarini olishdir.

    Mikrofilmlashtirishning asosiy vazifasi: saqlash uchun kerakli maydonni bir necha o’n marta qisqartirib, xujjatlarning sig’imli omborini yaratish: Hujjatlar qidirish jarayonini engillashtirish; hujjatlarning nusxasini olish va ko’paytirishni oddiy va tezkor jarayonini ta’minlashdan iborat. Amaliyotda ishlatilayotgan hamma hujjatlarni saklash tizimlari ichida mikrofilmlarda axborotlarni saqlash tizimi eng katta sig’imga va eng arzon narxga egadir. Kerakli hujjatni qidirish va undan fotonusxa olishning o’rtacha vakti 10—20 minut bo’lgan bir nechta o’n millionlab xujjatlarga ega bo’lgan mikrofilmli axborot-qidiruv tizimlari mavjud. Mikrofotonusxalash, reproduсirlash, nusxa olish, ko’z bilan ko’rib chiqish, mikrofotonusxalarni avtomatlashtirilgan qidirish va saqlash qurilmalarining ko’p turlarlari ishlab chiqarilmokda.

    Mikrofilmlarni ko’rinishi va texnologik xususiyatlari bo’yicha quyidagicha bo’lish mumkin:

    — rulonli mikrofilmlar;

    — kesmali mikrofilmlar;

    — shaffof formatli mikrofishalar (diamikrokartalar);

    —shaffof bo’lmagan formatli mikrokartalar, aperturli kartalar va boshqalar.

    Rulonli mikrofilmlar oddiyligi va tayyorlash tezligi bo’yicha mikrofilmlarning qolgan hamma ko’rinishlaridan yuqori turadi. Axborot plyonkada ketma-ket butun uzunligi bo’yicha betma-bet joylashadi. Kengligi 16 va 35 mm bo’lgan rulondagi bunday plyonka jurnal belgilari, xisobotlar, kitoblar, dissertaсiyalar, chizmalar, rasmlar va shunga o’xshashlarning mikrofilmlarini saqlash, qidirish va nusxasini olish uchun ishlatiladi. Rulonli mikrofilmlar kompyuterdan qiymatlarni chiqarish tizimlarida va axborot-qidiruv tizimlarida ishlatiladi.

    Rulonli mikrofilmlashtirishning kamchiliklari:

    — bir rolikda joylashgan ko’p sonli hujjatlar ichidan kerakli hujjatni qidirishning qiyinligi;

    — uzun plyonka bilan ishlashning noqulayligi;

    — rulonli tashuvchining ko’rib chiqilgandagi emirilishi.

    Mikrofilmlardan sig’imi bo’yicha katta bo’lmagan kartotekalarda ish hujjati sifatida foydalanilganda ularni alohida kadrlar sifatida saqlanishi maqsadga muvofiqdir.

    Kesmali mikrofilmlar — mikrofilmlarning alohida kesmalari shaffof konvertlarga joylashtirilib, ulardan kartotekalar shakllantiriladi. Bunday mikrofilmlar uzluksiz reproduсirlash uchun yaroqsizdir, lekin ular rulonliga nisbatan ko’rib chiqish uchun qulaydir. Mikrofilm ma’lumotlar jamg’armasida saqlanishi kulay hisoblanadi, ulardan bosib chikarilgan alohida kadrlar esa ish materiali bo’lib xizmat qiladi.

    Mikrokartalar — bu anik formatli tekis kartochkalardir. Kartochkaning asosi shaffof (tekis kesilgan fotoplyonka) yoki noshaffof (fotoqog’oz) bo’lishi mumkin.

    Shaffof asosdagi mikrokartalarni diamikrokartalar yoki mikrofishalar deb ataladi; ulardan keng tarkalganlari: 35x70, 75x125, 105x148 mm. o’lchamlaridir.

    Karta o’lchamlari va kichraytirish darajasiga karab unga bir necha o’nlab kadrlarni joylashtirish mumkin. Masalan, 105x48 mm o’lchamli kartaga kitobning 100 tagacha va undan ko’p betlarini joylashtirish, 4—5 ta shunday mikrokartaga kattagina kitobni sig’dirish mumkin. Mikrofishalar maxsus apparatlar yoki maxsus lupalar yordamida o’qiladi.

    Mikrokartalarning afzalligi — kerakli kadrni qidirish osonligi va pochta orqali jo’natish qulayligida.

Kamchiligi — tayyorlashning qiyinligida. Mikrofilmlashtirilgan hujjatlarni yaratish va ular bilan ishlash uchun maxsus texnika ishlatiladi:

    — rasmga oluvchi mikrofilmlovchi apparatlar;

    — tasvirni chikarish va qotirish uchun asbobuskunalar;

    — qidirish, ko’rib chiqish va nusxa olish uchun apparatlar;

    — mikrofilmlarni saklash uchun jihozlar;

Rasmga oluvchi apparatura ishlash prinсipi bo’yicha ikki guruhga bo’linadi:

    — kadrli (statik) rasmga olish;   

    — tirqishli (dinamik) rasmga olish;

    Kadrli rasmga oluvchi apparatlar (UDM-2, Dokumator DA, Rust3, Pentakta A-100 va boshqalar) uchun shu narsa xoski, asl nusha suratga olish vaqtida qo’zg’almas holatda turadi. Bunday apparatlar ham varaqli, ham risolalangan asl nusxalarni mikrofilmlashtirishni amalga oshiradi; turli kenglikdagi (16, 35 va 70 mm) ham perforirlangan, qam perforirlanmagan «Mikrat» tipidagi pozitiv va negativ plyonkalarga lastaki, yarim avtomatik va avtomatik rejimlarda rasmga olish imkonini beradi.

    Tirqishli rasmga olish apparatlarida (Reprograf130, Reprograf900 va boshqalar) asl nusxa uzluksiz harakatlanadi va u bilan bir vaqtda siljuvchi fotoplyonkaga ensiz tirqish orqali eksponirlanadi. Bunday apparatlarning afzalligi shundaki, rasmga olish jarayoni to’lmq avtomatlashtirilgan, yuqori samaradorlikka ega, uzunligi bo’yicha cheklanmagan asl nusxalarni mikrofilmlashtirish imkonini beradi.

Rulonli mikrofilmlarda ma’lumot kidirishni engillashtirish uchun turli xil mexanizaсiyalashgan axborot-qidiruv tizimlari ishlatiladi, masalan: POISK OK tipidagi.

    POISK OK tizimida mikrofilmlashtirish UDM2 qurilmasida 35 mm li plyonka orkali amalga oshirilib, kodlash uchun maxsus moslama bilan jihozlangan. So’roqlanayotgan material kodi mikrofilm kadrlari orasiga kiritilgan bo’ladi. qidiruv vakgida mashinaga kerakli kadr kodi kiritiladi va u avtomatik ravishda kerakli kadrni ekranga chiqaradi.

Taxminan shunday imkoniyatlar Gelati o’quv-qidiruv-nusxa olish apparatida ham bor. 

    Mikrofilmlarni dastaki qidirish va ko’rib chiqish uchun kadrlarni kattalashtirilgan tasvirini ekranga chikaradigan o’kuv-ko’rib chiquvchi apparatlar (Mikrofot, Luch cho’ntak apparati)  qo’llaniladi, ularning ba’zilari tasvir nusxasini olish imkonini berali (Elektrofilm apparati va boshkalar).

    Mikrofishalarni qidirish va ko’rib chiqish uchun Iveriya izlovchi mashinasi yaratilgan. «Pentakta» mikrofilmli kompleksi 105x 148 mm formatli mikrofishalarni rasmga olish, qayta ishlash, qidirish, o’qish, nusxa olish va saqlash qurilmalarini o’z ichiga opadi.

Mikrofilmlashtirishning istiqbolli yunalishlaridan hujjatlarni golograflashtirish — hujjatning golografik nusxasini (gologramma) maxsus plastinkaga yoki plyonkaga lazer nuri orkali rasmga olish usulidir. Bitta 101x126 mm o’lchamli gologrammaga 1000 tadan ko’p 1—2 mm diametrli mikrogologrammani joylashtirish mumkin, bu matnning bir necha ming betiga mos keladi.

HUJJATLARNI TASHISH VOSITALARI

    Firmalar, ofislar, banklar, kutubxonalar va boshkda tashkilotlarning xonalari o’rtasida xujjatlar tashish aravachalar, konveyerlar, liftlar, pnevmopochtalar va boshkalar yordamida amalga oshiriladi.

    Aravachalar universal bo’lib, lekin har doim tashish uchun qulay transport vositasi emas. Katga hajmdagi hujjatlarni, kitoblarni, jurnallarni va shunga o’xshashlarni doimiy tashish uchun avtomatlashtirilgan transport vositalari: konveyerlar, liftlar, pnevmopochtalar ishlatiladi.

    Ko’prok trosli va lentali konveyerlar ishlatiladi.

    Greyferli transportyorlar — trosli konveyer bo’lib, tuzilishi juda oddiy, tashilayotgan yuklar trosga kiskichlar yordamida maxkamlanadi yoki trosga maxkamlangan maxsus patronlarga joylashtiriladi.

    Lentali transportyorlar katga masofaga cho’zilishi (500 metrgacha ), harakatlanish tezligi 1m/s gacha, eng katga ko’tarilish burchagi 20° bo’lishi mumkin. Ular xujjatlarni hamma yo’nalish bo’yicha gorizontal va og’ma tekislikda, murakkab Yo’nalishlarni avtomatik bajarib ko’chirib yurishni amalga oshiradi. Troslidagi kabi, lentali konveyerlarda yuk tashishning ikki xil ko’rinishi mavjud: yukni konteynerlarni ishlatmasdan turib lentaga mahkamlash (masalan, magnit bilan), yukni konteynerga (kassetaga, kutichaga, papkaga va xokazolarga) joylashtirib tashish.

    Ensiz, vertikal joylashgan lentali konveyerlarda xujjatlarni tashish diqkatga sazovordir, ulardagi avtomatik tashlab yuboruvchi dasturli cho’ntaklar yukni belgilangan joyda koldiradi.

Liftli transportyorlar (yoki yuk ko’targichlar) yuklarni vertikal ko’chirish uchun qo’llaniladi. Ishlash prinсipi bo’yicha ular diskret va uzluksiz ko’rinishga ega. Uzluksiz ko’rinishdagi liftlarning platformalarida (tagliklarida) yukni avtomatik tushirish va ushlab olish kurilmalari ishlatiladi.

    Pnevmatik pochta xujjatlarni pnevmoquvur yo’li bo’yicha katta tezlik bilan uzoq masofalarga ko’chirishni ta’minlaydi. Ko’pgina pnevmopochtalar berilgan dasturga asosan yuklarni turli yo’nalishlarda avtomatik marshrutlab uzatishni ta’minlaydi.

Masalan, aerolost pnevmopochtasi, 18 xil ko’rinishga egadir; Dupleks pnevmopochtasi pnevmoquvur yo’li bo’yicha diametri 45 mm va uzunligi 320 mm li patronni 8 m/sek tezlik bilan 250 metr masofaga uzatadi; Tranzit, Magistral pnevmopochtalari shunday patronlarni 400 metr masofaga uzatadi. Aerotrans pnevmopochtasi og’irligi 500 grammgacha bo’lgan yuklarni jo’natadi.