ELEKTRON HUJJATLARNI BOSHQARISH TIZIMLARI

    Elektron xujjatlarni boshqarish tizimi bu elektron hujjatlarni yaratish, saqlash, manipulyaсiya kilish va jo’natish jarayonlarini samarali tashkil etishga imkon beruvchi kurilmalar va dasturlar to’plamidir.

Elektron hujjatlarni yaratish

    Oddiy matnli hujjatlarni yaratish turli xil yozuv mashinkalarida tayyorlab keyin kog’ozli xujjatdan skaner yordamida kompyuterga kiritish bilan bajarilishi mumkin. Lekin, xattoki, oddiy xujjatlarni ham kompyuterda, kulay va yuqori samarali servisni ta’minlovchi dastur vositalar xazinasidan keng foydalanib bevosita yaratish samaraliroqdir. Buning ustiga, bu servis keyinchalik ko’paytirish uchun mo’ljallangan murakkab, yuqori badiiy saviyali xujjatlarni yaratishda muhimdir. Bunсay murakkab xujjatlarni yaratish quyidagi jarayonlarni bajarishni talab etadi: matnni terish, tahrir qilish, to’g’rilash, rasmlarni tayyorlash, betlarni maketlash va sahifalash, chop etish.

Ko’pincha xujjatlar uchun materiallarning bevosita manbasi bo’lib tasvirlarni skanerlash tizimlari, fakslar, elektron pochta, elektron jadval, grafiklar, chizmalar va sh.o’. xizmat kiladi.

Xujjatni yaratishning hamma jarayonlarini skaner va muammoga yo’naltirgan amaliy dasturlar paketi to’plami (ADP) bilan, birinchi navbatda, matnli taxrirlash dasturi yoki stol usti nashriyot tizimi bilan jihozlangan SHEHM da samarali bajarish mumkin. Skaner xujjatga aloxida tayyorlangan lavhalar: rasmlar, fotografiyalar, sxemalar, muhrlar, imzolarni va b. kiritish uchun ishlatilishi mumkin.

Elektron xujjatlarni boshqarish tizimida quyidagilardan foydalanish mumkin:

    • matn muxarrirlari: Norton Editor, Brief, Leksikon, Multi Edit, Word Perfect, MS Word;

    • badiiy muoarrirlar: Paint, Paint Bruch, Macromedia FreeHand, Acrobat Exchange;

    • nashriyot tizimlari: Ventura Pablisher, Frame Maker Makeg;

    • skanerlardan olinuvchi tasvirlar muharrirlari: Water Mark, Professional, Photo Styler;

   • Adoba Publishing Collection firmasining badiiy nashrlar bnlan ishlash uchun ajoyib paketlar to’plami, ular o’z ichiga Corel Draw 7, Page Maker 6.5, Photo Shop 4.0 va Illustrator 7.0ni  (dasturlarning oxirgi yangi naqli ko’rsatilgan) hamda ko’plab boshqa dasturiy maxsulotlarni oladi. 

Elektron  xujjatlarni  saqlash

    Elektron xujjatlarni saqlash tizimi kompyuternnng tashqi xotirasida hujjatlarning samarali saqlanishi va dolzarbligini, hamda ularni samarali qidirish va murojaat qilishning maxfiyligini ta’minlashi kerak. Xaqaqatan ham, ma’lumotlarni kompyuterda saqlash qog’ozdagidan birmuncha qulaydir: istagan paytda ma’lumotlarni o’zgartirish, to’ldirish va nusxalarni kerakli sonda chop etish mumkin. Axborotni disketaga yozib olib, istalgan shahar va mamlakatga borish mumkin, bunda kog’oz xujjatli chemodan taqdiridan xavfsiramasa ham bo’ladi, disketni esa kostyumning ichki cho’ntagida saqlasa bo’ladi (misol uchun, 3,5 dyuymli DVD disketada 1 mln betli matnni sig’dirish mumkin).

Axborotni, shu jumladan, elektron xujjatlarni tashqi xotirada saqlanadigan joyni ma’lumotlar bazasi deb ataladi. Ma’lumotlar bazalarini yaratish va ularga xizmat ko’rsatishni tashkil etish va dasturiy ta’minoti « ma’lumotlar bazalarini boshkarish tizimi» nomi ostida birlashtirilgan dasturiy maxsulotlarning alohida vazifasidir. Bu guruxning xozirda eng ommabop dasturiy vositalari qatoriga D Base, Clipper, Paradox, Approach, Oracle, FoxPro, Access va boshqalar kiradi.

Elektron hujjatlar bilan ishlash

    Bu mahsus qism tizim bo’lib, boshqalarga nisbatan ko’proq darajada boshqarish faoliyatiga mo’ljallangandir. Bu tizimning asosiy vazifalari kuyidagilardir:

    • elektron xujjatlar bilan ishlashni tashkil etish;

    • hujjatlarning ijro etilishini naeorat kilish;   

    • hujjatlarnn chop etish va ko’paytirish;   

    • hujjatlarni elektron tarqatish.   

    Bu vazifalarni ta’minlovchi dasturiy mahsulotlar juda ko’p: Delo 96, BOSS referent, Galaktika («Hujjatlar aylanishini boshqarish» moduli), Docs Open, Lan Docs, Link Works, Workflow, Work Man, Effect Office, Office Media, Acrobat, Dyntext, World View  va boshqalar.

    Eng avvalo xujjatlarni boshqarishning yuqorida aytilgan jarayonini qisman yoki to’liq amalga oshiruvchi universal integrallashgan dasturiy tizimlarni (Water Mark Professional, Lotus, Works) aytib o’tamiz. Masalan, Microsoft (MS) Works firmasining integrallashgan paketi matn muharrirlari, elektron jadval va ma’lumotlar bazalarini boshqarish tizimini (MBBT) o’z ichiga oladi.

    Integrallashgan  tizimlar orasida shak-shubxasiz peshqadam bo’lgan Microsoft Office for Windows tizimini keng ma’lumdir, u MS Word matn muharririni, MS Exel jadvalli proсessor, MS Access MBBE (Microsoft Office provessional versiyasida), MS Mail elektron  pochtasi va uning MS Form Designer kengaytmasi, Schdule еlektron kotib dasturi, MS At Work PC Fax faksmodemlariga xizmat ko’rsatish dasturlarini, taqdimot uchun MS Power Point texnikalarni va ko’plab boshqa mahsulotlarni o’z ichiga oladi.

    Microsoft Office dasturiy vositalaridan foydalanib quyidagilarni ta’minlash mumkin:

     • kirayotgan va chiqayotgan ma’lumotlarni ishlab chiqish;

     • еlektron hujjatlarni yaratish va taxrir qilish;

• ma’lumotlarni to’plash va tahlil qilish (misol uchun, hisobotni) va natijalarini grafiklar, diagrammalar va b. ko’rinishida ko’rgazmali tasvirlash;

     • еlektron hujjatlarni ma’lumotlar bazalarida qulay topiladigan va murojaat qilinadigan tarzda saqlash;

     • еlektron hujjatlarni еlektron pochta va faksimil aloqa bo’yicha marshrutlash va jo’natish;

     • еlektron kotib vazifalari va hujjatlar o’tishini boshqaruvni markazlashtirish (dispetcherlash);

• еlektron hujjatlarni qulay formatlash, chop еtish va b.

Maxsuslashgan tizimlar

    Delo 96 tizimi («Еlektronli ofisli tizimlar» hissadorlik janiyati) lokal hisoblash tarmog’iga еga bo’lgan Tashkilotda hujjatlar bilan ishlashni qulay Tashkil еtish va ularning kuchishi va ijro еtilishini to’liq nazorat qilishni ta’minlaydi; u hujjatlarni tayyorlash, saqlash va qayta ishlashning universal vositalari bilan: MS Word matn muharriri, MS Excel jadvalli processor, Mail, Open Mail еlektron pochta va b. bilan birgalikda samarali ishlatilishi mumkin.

    Tizim, xususan, quyidagilarni ta’minlaydi:

    • еlektron kartochkasi joriy qilingan еlektron hujjatlarni qayd qilish;

    • еlektron hujjatlarni va ularning еlektron kartochkalarini jo’natish, shu jumladan ijrochilarining ish joylariga ham yuborish;

    • ularni ijrochilarning pochta qutichalarida yig’ish;

    • hujjatlarning ko’chib yurishini va bajarilishini tegishli ma’lumotlarni tez olgan holda nazorat qilish;

    • foydalanuvchilar, hujjatlar klassifiqatori, ularni olib borish turlari, hujjatlarni olib borishda ishlatiladigan fayllarning ro’yxatini olib borish.

    Tizim matnli, ko’lyozmali, grafikli hujjatlar, fakslar, telefonogrammalar, televizion tasvirlar va boshqalar bilan ishlashni ta’minlaydi.

    • "Hujjatlarni boshqarish kuchli korporativ tizimi — Docs Open keng tarqalmoqda. Tizim faqat еlektron hujjatlar bilan ishlabgina qolmasdan, balki oddiy qog’ozli hujjatlarni ham samarali boshqarishi mumkin.

    Docs Open quyidagi avtomatlashtirilgan ish joylari (AIJ) majmuiga asoslanadi:

      • raxbar AIJ — firma ishining taktika va strategiyasini belgilovchi mansabdor shaxs joyi;

    • ma’muriyat AIJ — hujjatlar aylanuvini Tashkil еtish, foydalanuvchilar ro’yxatini shakllantirish va ularning vakolatini aniqlash, klassifiqatorlarni va boshqa ishlarni olib boruvchi xodim ish joyi;

      • foydalanuvchi AIJ — hujjatlarni yaratish, taxrir qilish va qayta ishlash jarayonlarini bevosita bajaruvchi xodim ish joyi;

      • nshni yurgizuvchi AIJ — farmoyish va buyruqlarning bajarilishini nazorat qilishni amalga oshiruvchi xodim ish joyi;

      • arxivarius AIJ — arxiv hujjatlarini olib boruvchi xodim ish joyi;

      • operator AIJ — hujjatlarni taxt qilish va to’g’rilashni bajaruvchi xodim ish joyi;

      • boshqa AIJ.

    Team office integrallashgan tizimi — bu ofis uchun muo’ljallangan va foydalanuvchilarga еlektron hujjatlar bilan muloqat qilish, o’zaro tezkor aloqa va qulay ish muxitini ta’ninlovchi to’liq ochiq axborot tizimidir. U ko’plab dolzarb matnli processorlar, ish yuritish grafikasi tizimi, jadvalli processorlar, ma’lumotlar bazalarini boshqarish tizimi bilan ishlashni ta’minlaydi; o’zining keng kugubxonasini (Team Library) Tashkil еtuvchi dastur, еlektron pochta (Team Mail), ma’lumotni ko’paytirishga imkon beruvchi telekonferenciya tizimi va е’lonlar taxtasi (Team Forum), turli xil tadbirlarni rejalashtirish va resurslarni taqsimlashga imkon beruvchi еlektron haftanoma (Team Calendar ), ish yuritish jarayonlarining еlektron koordinatoriga va foydalanuvchilar orasidagi ma’lumotlarni marshrutlovchiga (Team Flow) va boshqa ko’pgina imkoniyatlarga еgadir.

    Va nihoyat, quyidagi integrallashgan paketlarni qayd qilish lozim: Group Wise — firma hujjatlari aylanishini boshqarish uchun mo’ljallangan va gURO’hli rejalashtirish dasturlari, еlektron pochta, faksimil aloqa, shaxsiy kalendarlarni yaratish va boshqalarni o’z ichiga oladi; Soft Solution — hujjatlarni boshqarish uchun (uning asosida foydalanuvchi tomonidan to’ldiriladigan kartochka yotadi va bu kartochka o’z ichiga quyidagilarni oladi: hujjat nomi, muallif to’g’risidagi ma’lumot, hujjat tipi, hujjat bilan ishlashga ruxsat еtilgan shaxslar ro’yxati va b.); Paper Wise—firmaga kirib kelayotgan qog’ozli hujjatlarni skanerlash, ularning еlektron nusxasini va shu hujjatlar bilan ishlash uchun qulay interfeysni yaratishga asoslangan.

    Bu dasturlarning hammasi, groupware — maxsulotlar (groupware — ko’plab foydalanuvchilarning еlektron hujjatlar bilan birgalikda ishlashini amalga oshirish uchun dasturli ta’minot) deb ataluvchi ishchi gURO’hlariga mo’ljallangan dasturiy ta’minotning jadal rivojlanayotgan sohasiga kiradi.

    Еlektron hujjatlarni boshqarish tizimini tanlash bo’yicha qanday umumiy tavsiyalarni berish mumkin?

    Kichik (20 ta odam) va o’rta (100 ta odam) firmalar uchun hujjatlarni tayyorlovchi, saqlovchi va qayta ishlovchi ushbu universal vositalarga еga bo’lish etarlidir: matn muharrirlari, jadvalli processorlar va ma’lumotlar bazalarini boshqarish tizimldri; bularning hammasi keng tarqalgan, o’zlashtirish uchun oson va kuchsiz tayyorlangan foydalanuvchilar uchun qulaydir.

O’rta va yirik (500 ta odamdan ortiq) firmalar uchun Delo 96, Docs Open tipidagi hujjatlar aylanishini maxsuslashgan boshqarish tizimlari kerak. Ularni tanlashda quyidagilarni hisobga olish kerak:

    1)boshqa tizimlar va ma’lumotlar bazalari bilan integraciyalashuvchi (muvofiqlashuvchi);

    2) funkcional imkoniyatlari;

3) interfeysning moslashuvchanligi va o’zlashtirishning osonligi;

4) ishlashda qulayligi;
    5) tarmoqda va uzoqlashgan joydan ishlash imkoniyati;

    6) axborotning ruxsat еtilmagan muloqatdan himoyalanganligi.

    Hujjatlar aylanishi jadal bo’lgan juda katta firmalar uchun umumiy ko’paytiradigan dasturiy maxsulotlar ko’pincha yaroqsiz bo’lib, ular uchun maxsus ishlab chiqilgan axborot tizimlari kerak.